Les logiciels plus simples

Voici la liste des bévues les plus fréquentes à éviter à tout prix.

Ce qu'il ne faut pas faire : ne pas enregistrer ses documents

Après quelques heures de travail sur un document, la panne de courant, toujours pénalisante, est particulièrement mal vue. Surtout si vous n'avez effectué aucune sauvegarde.

Ce qu'il faut faire : dans les options de nombreux logiciels, dont Word par exemple, vous pouvez déterminer si des sauvegardes automatiques doivent être faites, et à quel rythme. Mais la meilleure solution consiste à enregistrer soi-même fréquemment. Pour cela, n'hésitez pas à user et abuser du raccourci clavier Ctrl + S qui fonctionne avec tous les logiciels.

Ce qu'il ne faut pas faire : imprimer sans passer par l'aperçu

Etes-vous sûr et certain que votre document pourra être imprimé tout à fait correctement sur une feuille verticale ? Avez-vous vérifié, avant de lancer l'impression de votre document qu'il n'allait pas occuper 243 feuilles, par exemple ?

Ce qu'il faut faire : vous devez impérativement passer par l'aperçu du document avant de l'imprimer. Pour cela, dans le menu Fichier cliquez sur Aperçu avant impression. Là, vous allez réellement voir à quoi ressemblera votre impression finale. Vous pourrez donc choisir correctement les pages à imprimer, leur orientation, etc.

Ce qu'il ne faut pas faire : fermer un logiciel plutôt qu'un document

On a vite fait de cliquer sur la croix rouge en haut à droite de la fenêtre d'un logiciel pour le fermer sitôt le travail sur un document terminé. Mais cela peut entraîner des déconvenues sévères si vous aviez plusieurs documents ouverts en même temps...

Ce qu'il faut faire : dans un logiciel, plusieurs documents peuvent être ouverts en même temps. Normalement, en se refermant, le logiciel doit vous demander si vous souhaitez enregistrer chacun des documents ouverts. Dans l'expectative, plutôt que de cliquer sur la croix rouge pour quitter, commencez par aller dans le menu Fichier et sélectionnez Fermer. Si d'autres documents sont ouverts dans le logiciel, vous les verrez.

Ce qu'il ne faut pas faire : écrire en effaçant son texte

Dans Word, Excel et dans tous les logiciels où l'on peut taper du texte, on peut facilement, par inadvertance, effacer ce que l'on a déjà écrit en le recouvrant par le nouveau texte par exemple.

Ce qu'il faut faire : la touche Inser. (ou Ins ) de votre clavier, située au-dessus des flèches, permet de basculer entre deux modes : le mode par défaut, Insertion, et le mode Refrappe. Dans ce deuxième mode, au lieu d'insérer les nouveaux caractères tapés, ceux-ci se substituent aux caractères qui étaient déjà présents. Gênant si vous souhaitiez taper un nouveau passage au milieu d'un texte existant. Dans Word, les trois lettres RFP s'afficheront dans la barre d'état.

Ce qu'il ne faut pas faire : appliquer un style sans le vouloir dans Word

Vous avez écrit et mis en forme un texte. Vous voulez y insérer un autre texte, copié depuis un autre document. Et patatras, au moment de le coller, la mise en forme de votre beau texte change complètement. Une pression sur la touche Arrière n'arrange rien !

Ce qu'il faut faire : lorsque vous faites un copier-coller depuis Word, outre le texte, vous copiez aussi le style (type et taille de la fonte, etc.). Là où vous faites le collage, s'il y a déjà du texte, vous appliquez le style au paragraphe en cours. Pour s'en sortir, ne collez que le texte : au moment de coller, dans le menu Edition, cliquez sur Collage spécial... et dans la boîte de dialogue, sélectionnez Texte sans mise en forme.